- Eine fragmentierte Lizenzverwaltung stellt ein Problem für das SAM-System auf Bundesebene dar, da den Behörden häufig ein einheitlicher Überblick über die Software fehlt.
- Eine Fragmentierung kann zu doppelten Käufen, mangelnder Nachvollziehbarkeit und verpassten Optimierungsmöglichkeiten führen.
- Eine bessere Lizenzverwaltung hilft Bundesbehörden dabei, einen umfassenden Überblick zu gewinnen und die Softwareverwaltung zu verbessern.
Die fragmentierte Lizenzvergabe in den Bundesbehörden ist eines der schwerwiegendsten strukturellen Probleme in der IT des Bundes – die Ineffizienz, die doppelten Anschaffungen, das Compliance-Risiko und die betrieblichen Reibungsverluste, die diese Fragmentierung in der gesamten SAM-Landschaft des Bundes verursacht. Die Lösung des Problems erfordert Transparenz, Managementdisziplin und die SAM-Rahmenwerke, an denen sich die Behörden orientieren müssen. Open iT positioniert LicenseAnalyzer und CLIMS als Plattformen, die Bundesbehörden dabei unterstützen, das Problem der fragmentierten Lizenzierung zu bewältigen – auf der operativen Grundlage, von der die SAM-Rahmenwerke des Bundes ausgehen.
Fragmented software licensing continues to undermine federal software asset management (SAM) across U.S. agencies, limiting visibility, increasing compliance risk, and generating avoidable spending. Despite policy frameworks and ongoing efforts in federal IT management, many organizations still lack the data needed to support effective software license optimization in federal environments.
Strengthening federal IT procurement strategy and leveraging GSA software solutions available through the GSA Multiple Award Schedule (MAS) can help agencies improve control, reduce waste, and achieve cost optimization in the federal government.
The Ongoing Challenges in Federal Software Asset Management
Federal agencies operate in highly complex IT environments. The Government Accountability Office (GAO) reports that over $100 billion is spent annually on IT and cybersecurity. Naturally, expectations around efficiency and accountability are high. Yet fragmented and duplicative software licensing remains a common issue.
In vielen Fällen fehlt den Behörden ein vollständiger Überblick darüber, über welche Software sie verfügen, wie diese genutzt wird und wo Überschneidungen bestehen. Dies erschwert die Kostenkontrolle, die Abstimmung von Beschaffungsentscheidungen sowie die optimale Nutzung der GSA-Softwarelösungen. Zudem schwächt dies die übergeordnete IT-Beschaffungsstrategie der Bundesregierung und behindert Fortschritte bei der Einführung einheitlicher Verfahren für das Software-Asset-Management auf Bundesebene.
Independent research confirms how costly this gap can be. Gartner highlights the importance of identifying underused or duplicative technologies as a core part of IT cost optimization, noting that organizations must continuously review and eliminate low-value or unused software spend.
Notably, federal evidence shows the impact of better management. GAO also stated that agencies have achieved approximately $2.1 billion in savings through improved software license management. This figure underscores the tangible return on investment when agencies commit to structured license management and suggests that agencies not yet doing so are leaving significant savings on the table.
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The Problem: Fragmented Software Licensing Across Federal Agencies
Fragmentation is largely driven by how software is acquired and managed. The result is a procurement landscape where the same software may be purchased multiple times, under different terms, at higher per-unit cost.
Die Beschaffung erfolgt häufig dezentral. Einzelne Teams oder Abteilungen treffen Kaufentscheidungen auf der Grundlage des unmittelbaren Bedarfs, ohne einen vollständigen Überblick über die bestehenden Lizenzen in anderen Bereichen der Organisation zu haben. Im Laufe der Zeit führt dies zu mehreren Verträgen für dieselbe Software, uneinheitlichen Vertragsbedingungen und verpassten Möglichkeiten, sich an das Kategoriemanagement in der IT der Bundesbehörden anzupassen.
Angesichts der Vielfalt der in der gesamten Verwaltung eingesetzten Software ist diese Herausforderung noch größer. Die Behörden sind auf Folgendes angewiesen:
- Konstruktions- und Simulationssoftware (CAD, CAE, EDA)
- Anwendungen in Wissenschaft und Forschung
- Geodaten- und GIS-Plattformen
- Datenanalyse- und KI-/ML-Tools
- IT-Systeme für Unternehmen und Cloud-Plattformen
Jede Kategorie unterliegt unterschiedlichen Lizenzierungsmodellen, Verlängerungszyklen und Compliance-Anforderungen, was die Herausforderung einer einheitlichen Aufsicht noch verstärkt.
At the same time, broader industry data shows how widespread inefficiency can be. Gartner estimates that 30% to 50% of software is unused or underutilized, a figure that, applied to federal IT spending of over $100 billion annually, implies tens of billions in potential waste.
How Fragmentation Shows Up in Practice
Die uneinheitliche Software-Lizenzierung in den Bundesbehörden wurde in Kontrollberichten wiederholt dokumentiert.
For example, GAO found that agencies sometimes award multiple contracts for the same IT services to the same vendor, purchases that consolidated procurement would have prevented.
In a more recent review, GAO reported that many federal agencies do not have sufficient data to determine whether they are over- or under-purchasing software licenses, limiting their ability to identify duplication and reduce costs.
The Impact: Cost, Risk, and Operational Inefficiency
The effects of fragmented licensing hit agencies in two places: their budgets and their capacity to operate efficiently.
Agencies dealing with limited visibility often encounter:
- Doppelte Käufe über Teams oder Programme hinweg
- Higher costs per license due to lack of consolidated agreements
- Entgangene Mengenrabatte aus nicht konsolidierten Einkaufsvereinbarungen
- Erhöhtes Prüfungsrisiko, das sich auf die Einhaltung der Software-Lizenzbestimmungen auf Bundesebene auswirkt
- Additional administrative burden managing separate contracts
At the same time, the potential upside is clear. Industry benchmarks show that organizations can reduce software-related costs significantly through better management practices. As demonstrated by the $2.1 billion in documented savings, the returns from disciplined license management are substantial and well within reach.
Why Software License Fragmentation Persists
Das Problem ist nicht neu und wird nicht durch einen einzigen Faktor verursacht.
Dazu tragen mehrere Faktoren bei:
- Dezentrale Beschaffungsmodelle, die die Koordination einschränken
- Incomplete or outdated software inventories
- Unterschiede im Reifegrad von SAM zwischen den Behörden
- Unverbundene Systeme in den Bereichen IT, Beschaffung und Finanzen
- Kurzfristige Kaufentscheidungen, die durch unmittelbare Bedürfnisse motiviert sind
Policies such as the MEGABYTE Act, which requires agencies to develop comprehensive software licensing policies and inventories and initiatives supporting category management in federal IT provide a strong foundation. However, without the systems needed to generate accurate, real-time data.
The Gap: From Policy to Execution
Viele Behörden haben Maßnahmen zur Verbesserung des Software-Asset-Managements auf Bundesebene ergriffen, doch die Umsetzung stützt sich oft auf veraltete Methoden.
Zu den gängigen Ansätzen gehören nach wie vor:
- Regelmäßige manuelle Bestandsaufnahmen
- Verfolgung mithilfe von Tabellenkalkulationen
- Reaktive, prüfungsgesteuerte Überprüfungen
These methods are difficult to maintain in environments that include:
- Hochleistungsrechnen (HPC)
- Modelle für die gleichzeitige Lizenzierung
- Hybrid- und Multi-Cloud-Systeme
- Benutzer an verschiedenen Standorten
Without continuous visibility into usage and entitlements, it becomes difficult to support software license optimization in federal environments or maintain consistent federal software licensing compliance.
The Solution: Data-Driven Federal Software Asset Management (SAM)
The antidote to fragmentation is not more policy, it is better data.
In der Praxis bedeutet das:
- Die Lizenzzuteilungen werden kontinuierlich an den Bedarf angepasst
- Zentralisierte Übersicht über alle Software-Assets
- Erfassung der tatsächlichen Nutzung in Echtzeit
- Abstimmung der Beschaffung mit dem Kategorie-Management in der IT des Bundes
- Abbau von Silos zwischen IT-, Beschaffungs- und Finanzteams
Agencies that treat software management as an ongoing discipline, not a periodic cleanup, consistently outperform those that don’t, both in cost efficiency and compliance posture.
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Effizienzsteigerung bei Lizenzen mit ServiceNow® SAM Pro und Open iT
Operationalizing SAM Through GSA Software Solutions
Um diesen Ansatz in die Praxis umzusetzen, braucht man die richtigen Werkzeuge.
Die über die GSA verfügbaren Lösungen bieten Behörden Zugang zu Plattformen, die darauf ausgelegt sind, das Software-Asset-Management auf Bundesebene in großem Maßstab zu unterstützen.
Diese Tools bieten in der Regel:
- Usage analytics
- Anspruchsverfolgung
- Beschaffungsinformationen
GSA contract holders, including Open iT, offer capabilities helping agencies replace guesswork with a clear, data-backed picture of software utilization across the enterprise.
Open iT: Enabling Comprehensive Federal Software Asset Management
Open iT focuses on providing usage data and license intelligence for complex software environments.
Seine Funktionen werden häufig in folgenden Bereichen eingesetzt:
- Engineering- und Simulationssoftware
- Anwendungen in Wissenschaft und Forschung
- Geodaten- und GIS-Plattformen
- Hochleistungsrechnerumgebungen (HPC)
- Cloud- und Hybridsysteme
Open iT is purpose-built for the same complex environments where fragmentation is most acute.
By providing detailed insight into how software is used, Open iT helps agencies:
- Identify unused or overlapping licenses
- Verbesserung der Transparenz in verteilten Umgebungen
- Unterstützung bei der Einhaltung der Software-Lizenzbestimmungen auf Bundesebene
- Senkung der Gesamtbetriebskosten für das gesamte Software-Portfolio
As a GSA-certified vendor, Open iT is available through established federal acquisition pathways and integrates directly into existing federal acquisition and category management frameworks.” This sounds more confident and operationally credible.
Fixing Federal Software Asset Management Starts with Visibility
Fragmented licensing continues to limit the effectiveness of federal software asset management. The drivers—limited visibility, decentralized procurement, and inconsistent practices—are well understood. What remains is execution.
Improving software license optimization in federal environments starts with better data. Agencies that establish clear visibility into software usage are in a stronger position to reduce waste, strengthen federal software licensing compliance, and make more informed procurement decisions aligned with federal IT procurement strategy.
Agencies that act now, establishing real-time visibility and disciplined license governance, will be better positioned to meet rising expectations for IT accountability, reduce waste, and reinvest savings where they matter most.
Connect with Open iT today to learn how agencies like yours have reduced software waste, strengthened compliance, and built a foundation for smarter IT procurement.
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