- Die IT-Kostenabrechnung verbessert die Kostentransparenz, indem sie die Kosten für IT-Dienstleistungen an die tatsächliche Nutzung statt an geschätzte Mitarbeiterzahlen koppelt.
- Faire und zuverlässige Kostenverrechnungsmechanismen schaffen Klarheit darüber, welche Ressourcen genutzt werden und welche Kosten damit verbunden sind, und tragen so zu einer besseren Planung und einem verantwortungsvollen Umgang mit finanziellen Mitteln bei.
- Nutzungsdaten und Tools zur Optimierung der IT-Kosten helfen Führungskräften dabei, Kosten zu prognostizieren und umsichtige Entscheidungen hinsichtlich der finanziellen Ressourcen zu treffen.
Wenn die vierteljährliche IT-Rechnung als ein einziger, auf der Mitarbeiterzahl basierender Pauschalbetrag im Hauptbuch eines Geschäftsbereichs verbucht wird, passieren zwei Dinge: Der Geschäftsbereich kann nicht nachvollziehen, welche Dienste tatsächlich in Anspruch genommen wurden, und die IT-Abteilung kann den Betrag nicht begründen, wenn er hinterfragt wird. Chargeback schließt diese Lücke – allerdings nur, wenn es die Kosten an die tatsächliche Nutzung statt an Schätzungen knüpft. Richtig umgesetzt verwandelt es die IT von einer Kostenstelle, die ständig Rechenschaft ablegen muss, in eine Serviceorganisation mit einer vertretbaren Abrechnung, liefert den Führungskräften die Prognosedaten, auf deren Grundlage sie planen können, und schafft das Bewusstsein, das ein umsichtiger Umgang mit gemeinsam genutzten Ressourcen tatsächlich erfordert.
Geben Sie zu viel für IT aus? Diese Frage hat IT-Manager in den letzten Jahrzehnten immer wieder beschäftigt und wird auch heute noch gestellt. Kostensenkungsinitiativen haben während des jüngsten Wirtschaftsabschwungs an Bedeutung gewonnen, und die Forderung nach Kostensenkungen ist nach wie vor präsent.
IT-Systeme und -Infrastrukturen werden oft als kostspielige Investitionen wahrgenommen, und ihr geschäftlicher Nutzen lässt sich oft nur schwer nachweisen. Infolgedessen erhalten CIOs oft ein Budget, das nicht ausreicht, um den größtmöglichen Nutzen aus den einzelnen IT-Ressourcen zu ziehen und die produktive Nutzung dieser Ressourcen durch die Mitarbeiter zu unterstützen. Erschwerend kommt hinzu, dass der Erwerb neuer Softwarelizenzen und Upgrades häufig auf der Grundlage der geschätzten Mitarbeiterzahl erfolgt, was zu überhöhten Ausgaben des Unternehmens führt.
Kostentransparenz durch IT-Chargeback schafft hier Abhilfe. IT-Chargeback bietet Flexibilität, damit das Unternehmen mit der aktuellen Technologie Schritt halten und die Verträge mit den Dienstleistern so anpassen kann, dass sie der tatsächlichen Nutzung der IT-Dienste durch das Unternehmen entsprechen.
In a recent (ITAK) Information Technology Asset Knowledge Magazine, October 2011 issue, Signe Marie Stenseth, Open iT Senior VP, wrote, “Leaders of business units appreciate transparency as well as fair and reliable chargeback mechanisms, as both contribute to better valuation of IT services. In addition to meeting regulatory financial reporting requirements, chargeback creates greater awareness of which assets are in use and what they cost, resulting in conscious planning and fiscal stewardship. In the long run, reducing waste delivers significant cost savings, especially in a larger and more complex environment. In conclusion, leading the way to reshape and reorganize a company is never easy, but there are solutions available to help in the process. By analyzing usage data, business leaders can make prudent decisions about using financial resources[i].”
Unternehmensleiter wollen die Qualität von Produkten und Dienstleistungen verbessern und gleichzeitig die konkurrierenden Anforderungen zur Senkung der Betriebskosten erfüllen. Um diese beiden Ziele erreichen zu können, benötigen sie wichtige Kennzahlen, um künftige Kosten genauer vorhersagen zu können. Mit den heute auf dem Markt erhältlichen IT-Kostenoptimierungstools haben Manager nun viele Möglichkeiten, Änderungen vorzunehmen, um IT-Kosten in Gewinne zu verwandeln.
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[i] Stenseth, Signe Marie. "Business Value From Metering Software Usage". Information Technology Asset Knowledge October 2011: 105-108.
