- La refacturation informatique améliore la transparence des coûts en liant les coûts des services informatiques à l'utilisation réelle plutôt qu'aux effectifs estimés.
- Des mécanismes de refacturation équitables et fiables permettent de mieux cerner les ressources utilisées et leur coût, ce qui favorise une meilleure planification et une gestion budgétaire plus rigoureuse.
- Les données d'utilisation et les outils d'optimisation des coûts informatiques aident les responsables à prévoir les coûts et à prendre des décisions avisées concernant les ressources financières.
Lorsque la facture informatique trimestrielle apparaît dans le grand livre d’une unité opérationnelle sous la forme d’un montant forfaitaire attribué en fonction des effectifs, deux problèmes se posent : d’une part, l’unité ne peut pas déterminer quels services elle a réellement consommés ; d’autre part, le service informatique ne peut pas justifier ce montant lorsqu’il est remis en cause. Le refacturation comble cette lacune — mais uniquement lorsqu’elle lie les coûts à l’utilisation réelle plutôt qu’à des estimations. Bien menée, elle transforme le service informatique, qui passe d’un centre de coûts contraint de se justifier à une organisation de services présentant une facture justifiable ; elle fournit aux responsables les données prévisionnelles nécessaires à leur planification et sensibilise à la gestion prudente des ressources partagées qu’elle exige réellement.
Dépensez-vous trop d'argent pour l'informatique ? Cette question a taraudé les responsables informatiques au cours des dernières décennies, et elle se pose encore aujourd'hui. Les initiatives de réduction des coûts ont pris de l'importance au cours de la récente récession économique, et les demandes de réduction des coûts ont persisté.
Les systèmes et infrastructures informatiques sont souvent perçus comme des investissements coûteux, et leur valeur commerciale peut être difficile à prouver. En conséquence, les DSI obtiennent souvent un budget inadéquat pour tirer le meilleur parti de chaque actif informatique et pour soutenir l'utilisation productive de ces actifs par les employés. Le problème est d'autant plus grave que les achats de nouvelles licences et les mises à niveau de logiciels sont souvent basés sur des estimations d'effectifs, ce qui entraîne des dépenses excessives pour l'organisation.
La transparence des coûts grâce à la facturation des services informatiques permet de remédier à ce problème. L'IT chargeback offre la flexibilité nécessaire pour permettre à l'entreprise de rester en phase avec les technologies actuelles et d'ajuster les contrats avec les fournisseurs de services en fonction de l'utilisation réelle que l'organisation fait de leurs services informatiques.
In a recent (ITAK) Information Technology Asset Knowledge Magazine, October 2011 issue, Signe Marie Stenseth, Open iT Senior VP, wrote, “Leaders of business units appreciate transparency as well as fair and reliable chargeback mechanisms, as both contribute to better valuation of IT services. In addition to meeting regulatory financial reporting requirements, chargeback creates greater awareness of which assets are in use and what they cost, resulting in conscious planning and fiscal stewardship. In the long run, reducing waste delivers significant cost savings, especially in a larger and more complex environment. In conclusion, leading the way to reshape and reorganize a company is never easy, but there are solutions available to help in the process. By analyzing usage data, business leaders can make prudent decisions about using financial resources[i].”
Les chefs d'entreprise veulent améliorer la qualité des produits et des services, tout en répondant aux demandes concurrentes de réduction des coûts d'exploitation. Pour être en mesure d'atteindre ces deux objectifs, ils ont besoin de mesures critiques pour pouvoir prévoir les coûts futurs avec plus de précision. Grâce aux outils d'optimisation des coûts informatiques disponibles aujourd'hui sur le marché, les responsables disposent désormais de nombreuses options pour mettre en œuvre des changements visant à transformer les coûts informatiques en bénéfices.
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[i] Stenseth, Signe Marie. "Business Value From Metering Software Usage". Information Technology Asset Knowledge Octobre 2011 : 105-108.
