- El reembolso de gastos de TI mejora la transparencia de los costes al vincular los costes de los servicios de TI al uso real, en lugar de a las cifras estimadas de plantilla.
- Unos mecanismos de repercutición de gastos justos y fiables permiten conocer qué activos se utilizan y cuánto cuestan, lo que favorece una mejor planificación y una gestión presupuestaria más responsable.
- Los datos de uso y las herramientas de optimización de los costes de TI ayudan a los responsables a prever los costes y a tomar decisiones prudentes sobre los recursos financieros.
Cuando la factura trimestral de TI se contabiliza en el libro mayor de una unidad de negocio como una única partida asignada en función del número de empleados, ocurren dos cosas: la unidad no puede saber qué servicios ha consumido realmente y el departamento de TI no puede justificar la cifra cuando se le cuestiona. El «chargeback» cierra ese círculo, pero solo cuando vincula los costes al uso real en lugar de a estimaciones. Si se hace bien, convierte a TI de un centro de costes obligado a dar explicaciones constantemente en una organización de servicios con una factura justificable, proporciona a los responsables los datos de previsión necesarios para planificar y crea la conciencia de que una gestión prudente de los recursos compartidos es realmente necesaria.
¿Se gasta demasiado en TI? Esta pregunta ha sido un problema para los responsables de TI en las últimas décadas, y sigue planteándose en la actualidad. Las iniciativas de reducción de costes han cobrado importancia durante la reciente crisis económica, y las exigencias de reducción de costes han persistido.
Los sistemas e infraestructuras de TI suelen percibirse como inversiones costosas, y su valor empresarial puede ser difícil de demostrar. Como resultado, los CIOs a menudo obtienen un presupuesto inadecuado para obtener efectivamente el máximo valor de cada activo de TI, y para apoyar el uso productivo de los empleados de estos activos. Una cuestión que agrava el problema es que las compras de nuevas licencias de software y las actualizaciones se basan a menudo en los recuentos estimados, lo que hace que la organización gaste más de lo debido.
La transparencia de los costes a través del IT chargeback está rectificando este problema. La devolución de gastos de TI ofrece flexibilidad para permitir a la empresa mantenerse al día con la tecnología actual y ajustar los contratos con los proveedores de servicios que se ajustan al uso real que la organización hace de sus servicios de TI.
In a recent (ITAK) Information Technology Asset Knowledge Magazine, October 2011 issue, Signe Marie Stenseth, Open iT Senior VP, wrote, “Leaders of business units appreciate transparency as well as fair and reliable chargeback mechanisms, as both contribute to better valuation of IT services. In addition to meeting regulatory financial reporting requirements, chargeback creates greater awareness of which assets are in use and what they cost, resulting in conscious planning and fiscal stewardship. In the long run, reducing waste delivers significant cost savings, especially in a larger and more complex environment. In conclusion, leading the way to reshape and reorganize a company is never easy, but there are solutions available to help in the process. By analyzing usage data, business leaders can make prudent decisions about using financial resources[i].”
Los directivos de las empresas quieren mejorar la calidad de los productos y servicios y, al mismo tiempo, cumplir con la exigencia de reducir los costes de explotación. Para poder cumplir ambos objetivos, necesitan métricas críticas para poder prever los costes futuros con mayor precisión. Gracias a las herramientas de optimización de costes de TI que existen hoy en día en el mercado, los directivos tienen ahora muchas opciones para aplicar cambios que conviertan los costes de TI en beneficios.
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[i] Stenseth, Signe Marie. "Business Value From Metering Software Usage". Information Technology Asset Knowledge octubre de 2011: 105-108.
