- El seguimiento de los activos informáticos ayuda a los responsables a identificar los factores que generan costes y a comprender cómo se utilizan realmente los recursos de la empresa.
- Un análisis preciso del historial de licencias de software puede mejorar la elaboración de presupuestos, la planificación de futuras inversiones en TI y el establecimiento de prioridades tecnológicas.
- Los informes sobre activos de TI pueden reducir los elevados costes de las licencias, facilitar las negociaciones con los proveedores y conseguir el apoyo del departamento financiero mediante el reembolso de gastos y la concienciación sobre los costes.
Un responsable de control plantea al responsable de TI una pregunta aparentemente sencilla de cara al presupuesto del próximo año: ¿qué software ha utilizado realmente la empresa este año y por cuál se ha limitado a pagar? Sin una disciplina de seguimiento de activos que lo respalde, la respuesta es un encogimiento de hombros y una suposición, y el presupuesto resultante se elabora sobre esa misma base. El seguimiento de los activos informáticos pone de manifiesto los factores que impulsan los costes, proporciona métricas históricas para realizar previsiones más acertadas y dota al departamento de compras de argumentos sólidos a la hora de negociar con los proveedores. La recuperación de costes, sumada a todo ello, refuerza el apoyo del departamento financiero al hacer visible el consumo allí donde realmente se toman las decisiones de gasto.
La gestión de activos no sólo consiste en reducir los costes de TI. También se trata de identificar los factores de coste y ayudar a los responsables de la empresa a entender cómo se utilizan los activos, para gestionar y utilizar de forma más eficaz los recursos de la empresa y reducir los costes.
Cuanto más grande es una empresa, y cuanto más complejas y costosas son las aplicaciones y los sistemas de software, más beneficios obtiene una organización al implantar completamente una solución de gestión de activos.
Los sistemas de TI se perciben a menudo como inversiones costosas, pero su gestión sistemática ayudará a reducir los costes de TI y a exprimir más valor de cada activo de TI.
Puede que el camino de la recuperación económica esté en marcha, pero la exigencia de reducir costes siempre persistirá. El cambio es inevitable en los complejos entornos de TI, y ofrece la oportunidad de mejorar el rendimiento de los activos de TI para satisfacer las demandas contrapuestas de reducción de costes y mejora de la calidad.
Las 3 razones por las que necesita hacer un seguimiento de sus activos informáticos son:
- To improve budgeting and planning of future IT investments. For example, you can use accurate, historical metrics of software license usage to evaluate how existing software is being used. Getting an overview of your assets can help you plan and prioritize technology required to accomplish business objectives, and can help you deliver the right mix of software/technology tools to achieve goals.
- To reduce the cost of expensive software licenses. Use IT reports to gain control of spending, and reduce the risk of vendor litigations. Instead of paying a fixed enterprise fee, negotiate lower software license fees with your vendor and use pay-per-use agreements based on actual usage of the software.
- To build support from finance for IT. Use reports to promote IT business collaboration and partner up to build best practices in the organization. Create cost awareness by introducing chargeback, and use reports to educate each department about the true cost of IT services.
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