Optimización de licencias concurrentes: reducir el desperdicio gracias a los datos

Most organizations do not overspend on software because of poor budgeting. They overspend because they lack visibility into software usage, license usage, and actual usage data.

In our previous articles, we explained how concurrent licensing works and what usage data reveals about real demand.

Ahora, la atención se centra en la acción mediante la optimización simultánea de las licencias.

This is where software license usage reporting tools help reduce license waste, optimize allocation, and support better business decisions.

En este artículo, analizaremos:

• Why license waste occurs in concurrent environments
• How usage reporting identifies underutilized licenses
• How usage data optimizes license allocation
• Cómo reducir el número de denegaciones de licencias sin adquirir más de lo necesario
• How reporting supports business decisions
• How automated reporting tools support license optimization

We will also look at how Avio Aero used usage data to optimize license allocation and achieve significant cost reduction.

Why Does License Waste Occur in Concurrent Environments?

License waste in concurrent environments is not driven by the number of licenses available, but by how licenses are used and managed. It is often the result of organizations relying on assumptions instead of actual usage data.

Even when license utilization appears high, inefficiencies can remain hidden without proper usage reporting and license reporting.

Entre las causas más comunes del desperdicio de licencias se encuentran:

• Idle sessions holding licenses – Licenses remain checked out even when applications are not actively used, distorting software usage metrics
• Overestimation of peak demand – License pools are sized based on rare spikes instead of typical usage data
• Uneven license distribution across teams – Some teams experience shortages, while others have excess capacity due to poor license allocation
• Extended session duration – Licenses are held longer than necessary, reducing availability and increasing perceived demand
• “Just-in-case” usage behavior – Users keep applications open to avoid losing access, inflating license usage
• Lack of user segmentation – Failure to distinguish between power users and casual users leads to inefficient license allocation
• Insufficient user training – Users may keep sessions open longer than necessary due to unfamiliarity with efficient workflows

Estas ineficiencias dan lugar a hipótesis erróneas sobre la demanda y contribuyen directamente al despilfarro de licencias.

Es aquí donde los informes sobre el uso de licencias de software aportan la visibilidad necesaria para sustituir las suposiciones por datos reales.

DEMO: Reduce el desperdicio de licencias gracias a la optimización simultánea de licencias en tiempo real

¿Cómo permiten los informes de uso identificar las licencias infrautilizadas?

Software license usage reporting tools identify underutilized licenses by analyzing license usage data and actual software usage over time.

Instead of relying on assumptions or isolated events, usage reporting provides a complete and continuous view of license activity across users, teams, and time periods.

Esto permite detectar ineficiencias que no se aprecian en los datos sin procesar del servidor de licencias:

• Low average usage vs. high license count – Indicates excess capacity that can be reduced
• Idle sessions – Licenses remain checked out without active interaction
• Short bursts of peak usage – Temporary spikes that do not reflect sustained demand
• Infrequently used applications – Licensed software with little to no actual usage
• User-level patterns – Identifies users or groups with minimal or inconsistent usage

These indicators become clearer when license reporting and usage data are structured and analyzed:

Indicador de uso	Qué muestra	Oportunidad de optimización
Bajo uso medio frente a un elevado número de licencias	Exceso de capacidad en el fondo común de licencias	Reducir o reasignar licencias
Tiempo de inactividad elevado	Licencias prestadas pero no utilizadas activamente	Recuperar licencias y reducir el desperdicio de licencias
Pequeños picos de consumo máximo	Una demanda puntual, no una necesidad duradera	Evita el sobreaprovisionamiento
Uso poco frecuente de la aplicación	Software con licencia que apenas se utiliza	Eliminar o rebajar el nivel de las licencias
Actividad irregular de los usuarios	Algunos usuarios apenas utilizan las licencias que se les han asignado	Mejorar la asignación de licencias

Insight: High Utilization Does NOT Always Mean High Value

High license utilization can create a false sense of efficiency.

Las licencias pueden parecer totalmente utilizadas, pero gran parte de ese uso se debe a sesiones inactivas o con poca actividad.

Without visibility into true active usage, organizations may assume they need more licenses instead of fixing inefficient usage.

Al combinar los datos sobre el uso de las licencias, los análisis sobre el uso del software y la elaboración de informes estructurados, las organizaciones obtienen una visión más clara de la demanda real.

This visibility helps teams improve license allocation, reduce license waste, and support software license optimization without impacting productivity.

Once underutilized licenses are identified, organizations can begin optimizing license allocation.

¿Cómo pueden los datos de uso optimizar la asignación de licencias?

Once underutilized licenses are identified, usage data can be used to optimize how licenses are allocated across the organization.

Instead of increasing license counts, organizations can align supply with actual software usage and demand.

Usage data supports more effective license allocation optimization by:

• Reassigning licenses across teams – Shift capacity from low-usage groups to high-demand users based on actual usage data
• Aligning licenses with project needs – Match allocation to project phases and workload intensity
• Adjusting license types – Assign named licenses to heavy users and shared licenses to occasional users
• Eliminating redundant licenses – Remove duplicate or unnecessary entitlements to reduce license waste
• Balancing global usage – Optimize license allocation across time zones and locations

Este enfoque permite a las organizaciones reducir costes sin comprometer el acceso.

La optimización no consiste en limitar el uso, sino en garantizar que las licencias estén disponibles donde y cuando se necesiten, basándose en los patrones reales de uso del software.

How Avio Aero Reduced Software Costs by 40%

Avio Aero used software license usage reporting to analyze usage data and optimize license allocation, resulting in a 40% cost reduction in software spend.

Este ejemplo muestra cómo la optimización de las licencias concurrentes transforma la gestión de licencias, pasando de ser una estimación a ser un proceso de precisión.

Una vez optimizada la asignación de licencias, el siguiente reto consiste en reducir el número de denegaciones de licencias sin incurrir en un exceso de provisión.

¿Cómo se pueden reducir las denegaciones de licencias sin adquirir más de lo necesario?

License denials can often be reduced without increasing the number of licenses. They are often treated as a capacity problem, though in most cases, they are actually a visibility and usage problem.

When users are denied access, the immediate reaction is to purchase more licenses. However, usage data often reveals that denials are caused by inefficiencies, not true shortages.

Entre las causas más habituales de denegación de la licencia se encuentran:

• Long-held licenses – Users keep licenses checked out longer than necessary, limiting availability
• Idle or inactive sessions – Licenses remain occupied without active software usage
• Usage spikes during peak hours – Short periods of high demand exhaust the license pool
• Uneven access across teams – poor license allocation leads to shortages in some groups
• Lack of usage policies – No controls for reclaiming or redistributing licenses

Without proper visibility, these issues appear as insufficient capacity.

Insight: License Shortages Are Often Usage Problems

Las denegaciones frecuentes de licencias no siempre significan que se necesiten más licencias. En muchos casos, las licencias están disponibles, pero se utilizan de forma ineficaz, lo que genera una escasez artificial.

By analyzing denial events alongside usage patterns, organizations can identify the root cause of access issues.

Esto permite a los equipos:

• Recuperar licencias inactivas
• Ajustar el comportamiento de uso o las políticas
• Redistribuir las licencias de forma más eficaz

De este modo, las organizaciones pueden reducir el número de denegaciones de licencias y, al mismo tiempo, evitar compras innecesarias y un mayor desperdicio de licencias.

Una vez resueltas las denegaciones, los datos de uso pueden contribuir a tomar mejores decisiones empresariales en toda la organización

How Does Reporting Support Business Decisions?

Los informes sobre el uso de las licencias de software permiten tomar mejores decisiones en toda la organización, al convertir los datos de uso en información útil para la toma de decisiones.

En lugar de basarse en suposiciones, los equipos pueden utilizar los informes de uso y de licencias para adaptar las inversiones en software al uso real del mismo y a las necesidades de la empresa.

Parte interesada	Reto clave	Cómo ayudan los informes de uso
C-Suite	Alinear el gasto en TI con el valor empresarial	Utiliza datos de uso para respaldar estrategias de optimización de licencias y reducción de costes
Tecnologías de la información / Ingeniería	Garantizar la disponibilidad sin un exceso de aprovisionamiento	Mejora la asignación de licencias y reduce el número de denegaciones de licencia gracias a una mayor visibilidad
Finanzas	Control de costes y previsiones precisas	Tracks license usage data to identify savings and reduce license waste
Adquisiciones	Negociar y renovar licencias de forma eficaz	Uses license reporting to validate demand and support data-driven decisions

• For C-Suite: Driving Cost Efficiency and Strategy: Los directivos necesitan conocer cómo influye el uso del software en los resultados de la empresa.
  • Ajustar las inversiones en software a las prioridades empresariales utilizando datos de uso
  • Apoyar las iniciativas de optimización de licencias que contribuyan a la reducción de costes
  • Facilitar la toma de decisiones basadas en datos para la planificación a largo plazo
• For IT and Engineering Teams: Improving Availability and Efficiency: IT teams must balance access and efficiency across users and systems.
  • Use usage reporting to identify inefficiencies in software usage
  • Reducir el número de denegaciones de licencias sin aumentar el número de licencias concedidas
  • Mejorar la asignación de licencias entre equipos, proyectos y sedes
• For Finance: Controlling Costs and Budgeting Accurately: Finance teams rely on accurate data to manage spending and forecast budgets.
  • Realizar un seguimiento de los datos de uso de las licencias en relación con los costes reales
  • Identify opportunities to reduce license waste
  • Mejorar las previsiones utilizando las tendencias de los datos históricos de consumo
• For Procurement: Strengthening Vendor Negotiations: Los equipos de compras necesitan datos fiables para gestionar los contratos y las renovaciones.
  • Use license reporting to validate actual license requirements
  • Evita comprar en exceso basándote en suposiciones o en las recomendaciones de los proveedores
  • Fomentar la optimización de las licencias mediante negociaciones basadas en datos

Sin datos sobre el uso, estas decisiones se basan en estimaciones.

With usage reporting and license reporting, organizations can align software usage with business goals and improve overall license optimization.

Cuando las decisiones empresariales se basan en datos, las herramientas de generación automática de informes permiten ampliar y mantener las iniciativas de optimización de licencias.

¿Cómo contribuyen las herramientas de generación automática de informes a la optimización de las licencias?

License optimization is not a one-time activity. It requires continuous visibility into software usage and ongoing analysis of usage data.

Manual analysis can identify inefficiencies, but it is difficult to sustain at scale. This is where usage reporting tools and license optimization tools play a critical role.

Las herramientas de generación automática de informes facilitan la optimización continua de las licencias mediante:

• Automating data collection – Capture license usage data and software usage across applications, users, and environments
• Standardizing license reporting – Consolidate data across vendors and license types for consistent analysis
• Providing continuous visibility – Monitor license utilization, trends, and inefficiencies over time
• Enabling proactive alerts – Detect idle sessions, long checkouts, and potential license denials
• Integrating with BI tools – Extend usage reporting into dashboards and advanced analytics
• Customizable reporting – Generate tailored reports that deliver exact license usage data needed for decision-making across teams

En lugar de reaccionar ante los problemas una vez que se producen, las organizaciones pueden gestionar de forma proactiva el uso de las licencias y reducir el desperdicio de las mismas.

La generación automática de informes garantiza que los datos de uso, los informes sobre licencias y la información analítica estén siempre a disposición de todas las partes interesadas.

Esto permite a las organizaciones:

• Mejorar continuamente la asignación de licencias
• Reducir las denegaciones de licencias y las ineficiencias
• Mantener una reducción de costes a largo plazo mediante una optimización continua

With automation in place, concurrent license optimization becomes a continuous, data-driven process rather than a one-time effort.

WEBINAR: Managing licenses across multiple servers becomes easier with centralized visibility. Watch the CLIMS webinar to learn how organizations streamline license administration and reporting workflows. Here’s your invitation to watch the recording.

Key Takeaways: Moving from Visibility to Cost-Optimization

Software license usage reporting is essential for concurrent license optimization, helping organizations move from visibility to measurable cost reduction.

Mediante el análisis de los datos de uso y de los patrones de uso del software, los equipos pueden reducir el desperdicio de licencias, mejorar su asignación y tomar mejores decisiones en materia de licencias.

Con las herramientas adecuadas para la elaboración de informes de uso, las organizaciones pueden:

• Eliminate underutilized licenses and reduce license waste
• Mejorar la asignación de licencias y contribuir a reducir el número de denegaciones de licencia
• Utilizar los datos sobre el uso de las licencias para orientar las decisiones de renovación y adquisición

Open iT LicenseAnalyzer™ supports software license optimization by providing accurate license reporting, software usage analytics, and continuous visibility into license utilization.

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Reduce el desperdicio de licencias gracias a la información en tiempo real sobre la optimización de las licencias concurrentes.