- Tanto FinOps como SAM se basan en la visibilidad, la rendición de cuentas y la optimización del gasto en tecnología.
- SAM aporta la gestión de licencias y derechos, mientras que FinOps aporta la gobernanza de los costes en la nube y la gestión del consumo.
- La sinergia entre FinOps y SAM ayuda a las organizaciones a gestionar de forma conjunta los costes de software y de la nube.
FinOps y SAM se desarrollaron por separado, con patrocinadores distintos y vocabularios diferentes, pero el solapamiento en su funcionamiento ha crecido más rápido de lo que la mayoría de las organizaciones han reconocido. Ambas disciplinas impulsan la transparencia de los costes, la optimización del uso de los recursos y unas prácticas de gestión que garantizan que el gasto en tecnología sea justificable. La sinergia se traduce en una mayor visibilidad del gasto en TI, una toma de decisiones más certera y una mayor eficiencia operativa —resultados que ninguna de las dos disciplinas logra por sí sola, y que se potencian cuando los equipos de FinOps y SAM actúan como una sola unidad en lugar de como dos.
La mayoría de nuestros clientes pertenecen a sectores que hacen un uso intensivo de software de ingeniería y especializado, en los que la gestión de licencias y derechos de software no puede dejarse al azar y debe supervisarse de cerca. Como resultado, la mayoría de sus políticas de gestión de activos de software (SAM), procesos y soporte están bien gestionados y maduros.
Por eso, al examinar los seis principios que definen una práctica FinOps según la Fundación, resonarán con el propietario del producto SAM; tienen mucho en común con los pasos dados para alcanzar la madurez de SAM.
Veamos los Seis Principios definidos por la Fundación FinOps y los puntos en común entre FinOps y SAM. Hemos ordenado los Principios según nuestra opinión de cómo se alinean con SAM.
Un equipo centralizado impulsa las FinOps
Lo que ocurrió en muchas organizaciones es que cada unidad de negocio se convirtió en una ley en sí misma y estableció su propia relación con la nube. Esto generaba costes innecesarios porque la empresa pagaba varias veces al proveedor sin obtener el beneficio de un descuento disponible para un único acuerdo para la organización en su conjunto. También dio lugar a múltiples contratos con el proveedor.
Cuando se construye un entorno SAM maduro, una de las primeras acciones es identificar cada licencia y contrato de software dentro de la organización (en uso o en la estantería) y centralizar la propiedad en el dominio de TI bajo el equipo SAM. Sin embargo, la disrupción de la pandemia, el trabajo remoto y el crecimiento de las soluciones en la nube han provocado que los parches nubosos se ciernan incluso sobre los entornos SAM más disciplinados y organizados, especialmente cuando se trata de los hiperescaladores (AWS, Google y Microsoft).
Los modelos de cálculo de costes también son diferentes de los precios de SaaS in situ y heredados, y aquí es donde el equipo de FinOps puede compartir su experiencia con los equipos de SAM e ITAM. Hay varias clases de descuentos ofrecidos a los usuarios de la nube, con diferentes matices y ventajas (o desventajas) tanto por las "3 grandes" como por otros proveedores de la nube.
Once all the occurrences of cloud usage have been identified (IaaS, PaaS, and SaaS, although we are limiting this discussion to SaaS), it will be possible to negotiate the soundest and most appropriate discounting deal for the business, bearing in mind contract renewal dates on the existing agreements. While we are not going to explore the pros and cons of the different license types here, we would like to mention two areas where the SAM team can bring their experience to the table; one is whether a SaaS solution for a software asset is the best option for the organization, rather than on-site licenses. Supporting that decision is BYOL (“bring your own license”), where it can be very cost-effective to place on-site licenses in a container in the cloud, for which there is no additional cost.
Al igual que ocurre con SAM, si los costes de la nube no están centralizados, no pueden gestionarse ni imputarse a las unidades de negocio y a los empleados que realmente utilizan el software, que es el siguiente Principio FinOps que tratamos.
Todos se responsabilizan de su uso de la nube
Aquí es donde SAM habrá abierto el camino. La ironía de la concesión de licencias de software, especialmente con software especializado, es que la negociación del contrato normalmente recae sobre los hombros de los especialistas en TI y SAM, la mayoría de los cuales nunca utilizan realmente el software ni saben cómo funciona o qué pretende conseguir. Tradicionalmente, los costes de las licencias también formaban parte del presupuesto de Capex de TI.
En las organizaciones con un entorno SAM maduro, se ha implantado la práctica de imputar estos costes en función del uso. Naturalmente, los consumidores de estas licencias, especialmente los directivos, se oponen, ya que ahora tienen que añadir nuevos costes a su presupuesto. Sin embargo, también hace que estos gestores sean conscientes de lo que cuesta utilizar sus herramientas de software y crea una nueva disciplina de gestión del uso innecesario muy rápidamente.
Por supuesto, es necesario educar a los usuarios para que entiendan cómo el hecho de iniciar sesión en software que no están utilizando realmente, por ejemplo cuando asisten a una reunión, aumenta los costes del departamento, y que los administradores de SAM pueden "recolectar" dichas licencias. También deben existir políticas y procedimientos documentados con respecto a los derechos y el uso del software. Naturalmente, la migración a un modelo de devolución de cargos debe gestionarse con tacto y paciencia.
No será difícil asignar responsabilidades por el uso de la nube en un entorno de este tipo. Una vez más, debe haber educación sobre cómo y cuándo surgen los costes para que el usuario pueda optimizar su uso, ya que difieren de los costes tradicionales de SAM. Esto sólo puede hacerse con informes detallados, precisos y puntuales a nivel de departamento y de usuario. Aquí es donde el software de gestión de costes en la nube es esencial; no hay forma de conseguirlo mediante procesos manuales y hojas de cálculo.
Los informes deben ser accesibles y oportunos
As we mentioned above, cloud cost models differ from the traditional SAM costs, as they include both hardware and firmware costs. Our LicenseAnalyzer software was designed to cope with the complexities and all the different license models that the providers of engineering and scientific software could come up with. We heeded the call from our customers who needed additional functionality to identify cloud costs that we had not already included. As a result, we are continuously upgrading LicenseAnalyzer to support them in their SAM maturity journey. The ability to identify usage at the departmental level as to user, time of day, software, and features used from a report is invaluable to everyone in the company, from the CFO to each user and, of course, departmental managers and SAM administrators.
Los equipos necesitan colaborar
Con informes precisos y exactos y una educación razonable en toda la empresa y la aceptación por parte de todos de la responsabilidad de sus costes, la colaboración puede gestionarse fácilmente. El uso eficiente y optimizado del software debería formar parte de la cultura de la empresa, lo cual es una ventaja que aporta FinOps.
Incluso las mejores unidades de SAM e ITAM de los sectores de la ingeniería, la construcción y la ciencia suelen tener dificultades para hacer llegar el mensaje a Finanzas y a la C-Suite, que no tienen una relación estrecha con el software especializado, aunque el director financiero será muy consciente de lo que cuesta SAP y es muy posible que utilice nuestra solución puntual SAP. Pronto debería desarrollarse una nueva mentalidad, cuando los ahorros esperados de la migración a la nube resulten ser cualquier cosa menos un beneficio. Con la comprensión de toda la empresa llega la colaboración.
Las decisiones se basan en el valor empresarial de la nube
Aunque es un principio de FinOps que el valor empresarial de la nube es un factor determinante a la hora de sacar un nuevo producto o servicio al mercado, otros factores, como la competencia y la demanda del mercado, son los impulsores clave en cualquier decisión de innovar. Sin embargo, la capacidad de predecir cuáles serán los costes de software, así como la capacidad de realizar un seguimiento de estos costes y mantenerlos bajo control, es una nueva dimensión que solo puede mejorar la planificación y la gestión de los proyectos.
Tradicionalmente, los gestores de proyectos calculaban qué licencias de software se necesitaban para un proyecto y las incluían como un nuevo coste del proyecto Capex y seguían adelante para obtener nuevas licencias, que a menudo acababan en la estantería al finalizar el proyecto. La nube ofrece la oportunidad de añadir nuevas licencias (si superan la capacidad de la cartera actual de la empresa) y prescindir de ellas al finalizar el proyecto. Se trata también de costes Opex y deberían traducirse en un coste de proyecto más ajustado para el cliente y una mejor competencia en la licitación.
Aproveche el modelo de costes variables de la nube
Existen modelos de coste y dimensionamiento definidos en los que el uso de servicios en la nube resulta ventajoso para la empresa, no sólo para proyectos puntuales. Hay muchos modelos de precios diferentes que se adaptan a cada circunstancia, desde la firma de un acuerdo de tres años con un gran descuento, hasta contratos a corto plazo, que son más adecuados para un aumento a corto plazo del uso (es decir, el desarrollo de nuevos productos).
Aquí es donde los equipos de SAM y FinOps pueden poner sus cabezas juntas y determinar las mejores opciones con respecto a la concesión de licencias y derechos. El equipo de SAM tiene un gran conocimiento sobre la optimización del software, mientras que el equipo de FinOps es consciente de dónde pueden aumentar los costes de la nube de forma inesperada, como el uso de contenedores y las diferencias de enfoque entre los distintos proveedores de la nube.
La Fundación tiene un modelo de madurez muy sencillo de tres pasos: "Arrastrarse, Caminar, Correr". Estamos seguros de que la mayoría o la totalidad de nuestros clientes se encuentran al menos en el modo "Caminar" porque sus equipos de SAM han logrado la Centralización y la Propiedad. Los 2 primeros principios que hemos discutido, todavía pueden necesitar integrar FinOps. La elaboración de informes es esencial (Principio 3) y puede requerir replantearse si su actual gestor de licencias cubre todas las bases.
Los tres últimos principios son un viaje, no un destino. Pero una vez que una organización ha logrado un dominio razonable de ellos, puede decirse que ha alcanzado la madurez "Run" y habrá alineado plenamente los equipos de SAM y FinOps.
Este es un artículo bastante largo, pero este es un tema muy amplio y hay mucho más que discutir en la alineación de SAM y FinOps (sin olvidar ITAM e ITSM). No dude en ponerse en contacto con nosotros si tiene alguna pregunta sobre su hoja de ruta y viaje FinOps, en sales@openit.com.
