- L'informatique parallèle complique la gestion des licences logicielles, car les outils non autorisés peuvent accroître les risques liés aux coûts, à la sécurité et à la conformité.
- L'adoption du SaaS et du cloud peut compliquer le contrôle de l'utilisation cachée des logiciels par les équipes informatiques.
- La gestion des licences et la visibilité sur leur utilisation peuvent aider les organisations à identifier l'informatique fantôme et à la soumettre à une gouvernance.
L’informatique fantôme et la gestion des licences logicielles relevaient autrefois de domaines distincts au sein de l’entreprise : l’un concernait la sécurité et la gouvernance, l’autre les achats et la conformité. Cette convergence est désormais bien engagée, et ses implications sont considérables : abonnements SaaS non répertoriés, utilisation non gérée des licences et risque de non-conformité croissant en raison de l’écart entre ce que le service informatique pense avoir déployé et ce que l’entreprise utilise réellement. Open iT positionne « LicenseAnalyzer » comme la plateforme de visibilité qui comble cet écart et intègre l’informatique fantôme dans le même cadre de gestion que celui couvrant le parc logiciel sous licence.
L'essor de l'informatique fantôme a été propulsé par la consumérisation des technologies de l'information, où les utilisateurs téléchargent et utilisent de plus en plus d'applications et de services non officiels pour faciliter leur travail. Dans les secteurs qui dépendent fortement de l'ingénierie et des applications spécialisées, cela inclut l'utilisation de logiciels piratés et d'applications obsolètes qui ont été retirées des portefeuilles de licences. Cette aisance croissante avec la technologie a entraîné une augmentation de l'utilisation non autorisée de logiciels et d'applications non approuvés au sein des entreprises.
La gestion efficace des licences de logiciels est désormais reconnue comme une stratégie clé pour atténuer les risques associés à l'informatique parallèle. Cette approche permet non seulement d'assurer la conformité, mais aussi d'améliorer la sécurité globale de l'organisation face à l'évolution des tendances informatiques.
Qu'est-ce que le Shadow IT ?
L'informatique fantôme désigne la pratique consistant à utiliser du matériel, des logiciels ou toute autre ressource informatique au sein d'une entreprise sans l'approbation explicite ou la connaissance du service informatique de l'organisation. Ce phénomène est devenu de plus en plus courant sur les lieux de travail modernes, car les employés recherchent souvent des outils et des applications qu'ils jugent plus conviviaux ou plus efficaces que ceux officiellement approuvés par leur entreprise.
Les exemples d'informatique parallèle sont variés et peuvent inclure des activités relativement bénignes comme l'utilisation de Google Drive pour la collaboration au lieu d'un outil approuvé par l'organisation comme Slack, ou la communication via Skype alors que le canal officiel désigné par la direction est Microsoft Teams.
7 Principaux moteurs du Shadow IT
A staggering 52% of businesses identifies Shadow IT as a significant issue impacting their operations. Furthermore, unauthorized software and SaaS (Software as a Service) applications are estimated to consume a substantial 30-40% of a company’s IT budget. This substantial expenditure is often attributed to the quick and easy acquisition and deployment of shadow applications, avoiding the usual procurement processes.
Pour atténuer et gérer efficacement l'informatique fantôme, il est essentiel que les organisations se penchent sur les causes profondes de son apparition.
- Enhanced Productivity and Efficiency: Shadow IT often emerges because employees and even senior managers seek more efficient or user-friendly tools than those provided by their organization. Workers often prioritize immediate productivity gains over potential long-term risks, especially if these tools seem to improve performance or streamline processes.
- Cost Reduction: In some cases, using unauthorized software or services can be seen as a cost-saving measure, especially if it avoids the lengthy and often expensive procurement processes associated with official IT channels.
- Bypassing Bureaucracy and Delays: Shadow IT can emerge as a response to the slow and cumbersome processes of traditional IT departments. Senior managers might support or turn a blind eye to Shadow IT practices to avoid bureaucratic delays, especially in high-pressure situations where time is a majorfactor.
- Employee Satisfaction and Autonomy: Allowing employees to choose their tools can boost morale and job satisfaction. Employers may believe that by giving their teams the freedom to select their software, they are empowering them and fostering a more dynamic and innovative work environment.
- Lack of Awareness: Sometimes, employers, even at senior levels, may not fully understand the potential risks associated with Shadow IT, such as security vulnerabilities, data breaches, and non-compliance issues. This lack of awareness can lead to a more permissive attitude towards these practices.6.
- Inadequate IT Resources: In organizations where the IT department is under-resourced or lacks expertise in newer technologies, employees and even senior managers might find Shadow IT a necessary means to fill the gaps in IT capabilities and meet specific departmental needs.
- Meeting Specific Needs: Certain specialized tasks or projects may require niche or advanced tools that are not part of the standard IT offering. In such cases, employers might resort to or endorse Shadow IT solutions that specifically cater to these unique requirements.
Applications d'ingénierie de l'ombre : Rare, mais ça arrive
Les industries disposant de vastes portefeuilles de licences d'ingénierie, telles que l'industrie manufacturière, l'énergie, la construction, l'aérospatiale et la défense, appliquent généralement des politiques strictes en matière d'utilisation des logiciels. Malgré cela, des cas d'informatique parallèle peuvent se produire, même parmi les ingénieurs :
- L'utilisation de logiciels piratés, qui ne sont pas seulement non autorisés mais peuvent également être illégaux.
- L'utilisation de versions de logiciels obsolètes qui ont été officiellement supprimées par le service informatique de l'organisation.
Dans les deux cas, l'utilisation du logiciel devient non autorisée, ce qui présente des risques importants.
Si les organisations de ces secteurs ne parviennent pas à limiter les applications d'ingénierie de l'ombre, les conséquences peuvent être importantes. Il s'agit notamment de la perte de contrôle des actifs informatiques, de l'augmentation des risques de sécurité dus à l'utilisation d'applications vulnérables et non sécurisées, de mauvaises configurations, d'infractions aux accords de licence et de problèmes de conformité.
L'utilisation non autorisée de logiciels d'ingénierie constitue une menace non seulement pour l'intégrité des systèmes informatiques, mais aussi pour le cadre juridique et opérationnel de l'organisation.
Gestion des licences de logiciels vs. logiciels d'ingénierie de l'ombre
La gestion des licences logicielles joue un rôle crucial dans la stratégie de lutte contre les applications d'ingénierie de l'ombre. Bien que ces solutions ne détectent pas directement les applications non autorisées, elles peuvent identifier des scénarios potentiels d'informatique parallèle en analysant les divergences entre différents ensembles de données. Ce processus implique souvent une analyse sophistiquée des données, qui peut nécessiter l'expertise de spécialistes externes, afin de localiser et de traiter efficacement les applications fantômes.
Les fournisseurs de solutions de gestion des licences logicielles, tels qu'Open iT, offrent une surveillance complète en contrôlant l'utilisation des logiciels à la fois au niveau du gestionnaire de licences et au niveau du poste de travail. Cette visibilité à deux niveaux permet aux entreprises de détecter les schémas d'utilisation, les comportements des utilisateurs et d'autres paramètres essentiels liés à l'utilisation des licences logicielles.
Ce contrôle détaillé permet d'identifier et d'atténuer les cas potentiels d'informatique parallèle, de garantir que tous les logiciels utilisés sont autorisés, à jour et conformes aux accords de licence, et donc de maintenir l'intégrité et la sécurité des opérations informatiques.
Atténuer l'informatique fantôme grâce à la gestion des licences logicielles
Amélioration de la surveillance: une meilleure visibilité permet d'identifier et d'analyser les tendances d'utilisation. Cela aide les organisations à comprendre comment les différentes applications logicielles sont utilisées et à optimiser ces outils pour une valeur maximale.
Élaboration et mise en œuvre d'une politique: L'établissement et l'application de politiques claires en matière d'utilisation et d'acquisition de logiciels peuvent freiner la croissance de l'informatique fantôme. Ces politiques doivent être soutenues par de solides pratiques de gestion des licences logicielles afin d'en garantir le respect et la conformité légale.
Audits réguliers et contrôles de conformité: La réalisation d'audits et de contrôles de conformité systématiques contribue à prévenir l'utilisation non autorisée des logiciels. Les audits permettent aux organisations d'encourager l'utilisation de licences autorisées dans toute l'entreprise.
Mise à disposition d'outils appropriés: Pour empêcher les employés de recourir à l'informatique fantôme, les organisations doivent s'assurer de la disponibilité d'outils logiciels adéquats et officiellement approuvés qui répondent à leurs besoins.
S'attaquer à l'informatique fantôme en améliorant l'expérience de l'utilisateur
Les organisations doivent reconnaître que les risques de l'informatique parallèle, notamment en termes de sécurité, de conformité et d'intégrité des données, sont généralement inférieurs aux avantages perçus. Souvent, l'informatique parallèle résulte de la frustration des employés face aux applications officielles. Pour y remédier, il est essentiel que les organisations sélectionnent des applications qui correspondent à leurs objectifs et qui améliorent l'expérience et l'efficacité des utilisateurs.
Vous avez du mal à gérer l'utilisation des licences logicielles et les défis de l'informatique parallèle (shadow IT) ? Notre équipe d'experts propose des services professionnels pour simplifier ces questions. Nous fournissons des solutions pour une gestion efficace des licences logicielles et des stratégies pour atténuer l'informatique parallèle.
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