- A TI paralela complica a gestão de licenças de software, uma vez que as ferramentas não autorizadas podem aumentar os riscos em termos de custos, segurança e conformidade.
- A adoção de SaaS e da nuvem pode tornar mais difícil para as equipas de TI controlarem a utilização oculta de software.
- A gestão de licenças e a visibilidade da utilização podem ajudar as organizações a identificar a TI paralela e a integrá-la na estrutura de governação.
A TI paralela e a gestão de licenças de software costumavam ocupar áreas distintas da organização — uma era uma questão de segurança e governação, a outra, de aquisições e conformidade. A convergência está agora bem avançada e as implicações são significativas: subscrições de SaaS não registadas, utilização de licenças não gerida e o risco de incumprimento que cresce na discrepância entre o que o departamento de TI pensa que está implementado e o que a empresa está, na realidade, a utilizar. A Open iT posiciona o « LicenseAnalyzer » como a plataforma de visibilidade que colmata essa lacuna e integra a TI paralela na mesma estrutura gerida que abrange o parque de software licenciado.
O aumento do Shadow IT foi impulsionado pela consumerização da tecnologia da informação, em que os utilizadores descarregam e utilizam cada vez mais aplicações e serviços não oficiais para ajudar no seu trabalho. Nas indústrias que dependem fortemente da engenharia e de aplicações especializadas, isto inclui a utilização de software pirateado e de aplicações desactualizadas que foram retiradas das carteiras de licenças. Este crescente conforto com a tecnologia levou a um aumento na utilização não autorizada de software e aplicações não aprovadas nas empresas.
A gestão eficaz das licenças de software é atualmente reconhecida como uma estratégia fundamental para atenuar os riscos associados às TI sombra. Esta abordagem garante não só a conformidade, mas também melhora a postura de segurança global da organização face a estas tendências de TI em evolução.
O que é a Shadow IT?
Shadow IT refere-se à prática de utilizar hardware, software ou qualquer recurso de TI numa empresa sem a aprovação explícita ou o conhecimento do departamento de TI da organização. Este fenómeno tornou-se cada vez mais comum nos locais de trabalho modernos, uma vez que os funcionários procuram frequentemente ferramentas e aplicações que consideram mais fáceis de utilizar ou mais eficientes do que as oficialmente autorizadas pela empresa.
Os exemplos de TI sombra são variados e podem incluir actividades relativamente benignas, como a utilização do Google Drive para colaboração em vez de uma ferramenta aprovada pela organização, como o Slack, ou a comunicação através do Skype quando o canal oficial designado pela administração é o Microsoft Teams.
7 Principais factores impulsionadores da Shadow IT
A staggering 52% of businesses identifies Shadow IT as a significant issue impacting their operations. Furthermore, unauthorized software and SaaS (Software as a Service) applications are estimated to consume a substantial 30-40% of a company’s IT budget. This substantial expenditure is often attributed to the quick and easy acquisition and deployment of shadow applications, avoiding the usual procurement processes.
Para mitigar e gerir eficazmente a Shadow IT, é crucial que as organizações se debrucem sobre as causas que estão na origem da sua ocorrência.
- Enhanced Productivity and Efficiency: Shadow IT often emerges because employees and even senior managers seek more efficient or user-friendly tools than those provided by their organization. Workers often prioritize immediate productivity gains over potential long-term risks, especially if these tools seem to improve performance or streamline processes.
- Cost Reduction: In some cases, using unauthorized software or services can be seen as a cost-saving measure, especially if it avoids the lengthy and often expensive procurement processes associated with official IT channels.
- Bypassing Bureaucracy and Delays: Shadow IT can emerge as a response to the slow and cumbersome processes of traditional IT departments. Senior managers might support or turn a blind eye to Shadow IT practices to avoid bureaucratic delays, especially in high-pressure situations where time is a majorfactor.
- Employee Satisfaction and Autonomy: Allowing employees to choose their tools can boost morale and job satisfaction. Employers may believe that by giving their teams the freedom to select their software, they are empowering them and fostering a more dynamic and innovative work environment.
- Lack of Awareness: Sometimes, employers, even at senior levels, may not fully understand the potential risks associated with Shadow IT, such as security vulnerabilities, data breaches, and non-compliance issues. This lack of awareness can lead to a more permissive attitude towards these practices.6.
- Inadequate IT Resources: In organizations where the IT department is under-resourced or lacks expertise in newer technologies, employees and even senior managers might find Shadow IT a necessary means to fill the gaps in IT capabilities and meet specific departmental needs.
- Meeting Specific Needs: Certain specialized tasks or projects may require niche or advanced tools that are not part of the standard IT offering. In such cases, employers might resort to or endorse Shadow IT solutions that specifically cater to these unique requirements.
Aplicações de Engenharia Sombra: Raras mas acontecem
As indústrias com vastos portfólios de licenças de engenharia, como a indústria transformadora, a energia, a construção, a indústria aeroespacial e a defesa, aplicam normalmente políticas rigorosas relativamente à utilização de software. Apesar disso, podem ocorrer casos de TI sombra, mesmo entre engenheiros:
- A utilização de software pirateado, que não só não é autorizado como também pode ser ilegal.
- A utilização de versões de software desactualizadas que foram oficialmente eliminadas pelo departamento de TI da organização.
Em ambos os cenários, a utilização de software torna-se não autorizada, apresentando riscos significativos.
Se as organizações destes sectores não conseguirem atenuar as aplicações de engenharia sombra, as consequências podem ser significativas. Estas incluem a perda de controlo sobre os activos de TI, riscos de segurança acrescidos devido à utilização de aplicações vulneráveis e não seguras, configurações incorrectas, violações de acordos de licenciamento e problemas de conformidade.
A utilização não autorizada de software de engenharia constitui uma ameaça não só para a integridade dos sistemas informáticos, mas também para o quadro jurídico e operacional da organização.
Gestão de Licenças de Software vs. Software de Engenharia Sombra
A gestão de licenças de software desempenha um papel crucial na definição de estratégias contra aplicações de engenharia sombra. Embora estas soluções possam não detetar diretamente aplicações não autorizadas, podem identificar potenciais cenários de TI sombra através da análise de discrepâncias entre diferentes conjuntos de dados. Este processo envolve frequentemente uma análise de dados sofisticada, que pode exigir a experiência de especialistas externos, para localizar e abordar eficazmente as aplicações sombra.
Os fornecedores de soluções de gerenciamento de licenças de software, como a Open iT, oferecem uma supervisão abrangente, monitorando o uso de software nos níveis do gerenciador de licenças e da estação de trabalho. Essa visibilidade de dois níveis permite que as organizações detectem padrões de uso, comportamentos de usuários e outras métricas vitais relacionadas à utilização de licenças de software.
Esta monitorização pormenorizada é fundamental para identificar e atenuar potenciais instâncias de TI sombra, garantindo que todo o software utilizado está autorizado, atualizado e em conformidade com os acordos de licenciamento, mantendo assim a integridade e a segurança das operações de TI.
Atenuar a Shadow IT com a Gestão de Licenças de Software
Supervisão melhorada: A visibilidade melhorada permite a identificação e análise das tendências de utilização. Isto ajuda as organizações a compreender como as várias aplicações de software estão a ser utilizadas e a otimizar estas ferramentas para obter o máximo valor.
Desenvolvimento e aplicação de políticas: O estabelecimento e a aplicação de políticas claras em matéria de utilização e aquisição de software podem travar o crescimento das TI sombra. Estas políticas têm de ser apoiadas por práticas sólidas de gestão de licenças de software para garantir a adesão e a conformidade legal.
Auditorias regulares e verificações de conformidade: A realização de auditorias sistemáticas e verificações de conformidade ajuda a evitar a utilização não autorizada de software. As auditorias permitem às organizações encorajar a utilização de licenças autorizadas em toda a empresa.
Disponibilização de ferramentas adequadas: Para evitar que os empregados recorram às TI sombra, as organizações devem assegurar a disponibilidade de ferramentas de software adequadas e oficialmente aprovadas que satisfaçam as suas necessidades.
Resolver a questão das TIs sombra através de uma melhor experiência do utilizador
As organizações têm de reconhecer que os riscos da TI sombra, especialmente em termos de segurança, conformidade e integridade dos dados, são normalmente inferiores aos benefícios que se podem percecionar. Muitas vezes, a TI sombra resulta da frustração dos funcionários com as aplicações oficiais. Para contrariar esta situação, é fundamental que as organizações seleccionem aplicações que estejam de acordo com os seus objectivos e melhorem a experiência e a eficiência dos utilizadores.
Está a debater-se com a utilização de licenças de software e com os desafios da TI sombra? A nossa equipa de especialistas oferece serviços profissionais para simplificar estas questões. Fornecemos soluções para uma gestão eficaz de licenças de software e estratégias para mitigar a TI sombra.
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