- La «TI en la sombra» complica la gestión de las licencias de software, ya que las herramientas no autorizadas pueden aumentar los riesgos en materia de costes, seguridad y cumplimiento normativo.
- La adopción del modelo SaaS y de la nube puede dificultar el control del uso oculto de software por parte de los equipos de TI.
- La gestión de licencias y la visibilidad del uso pueden ayudar a las organizaciones a identificar la «TI en la sombra» y someterla a un marco de gobernanza.
La «TI en la sombra» y la gestión de licencias de software solían ser ámbitos distintos dentro de la organización: uno relacionado con la seguridad y la gobernanza, y el otro con las adquisiciones y el cumplimiento normativo. La convergencia ya está muy avanzada, y las implicaciones son importantes: suscripciones SaaS sin control, uso de licencias sin gestionar y el riesgo de incumplimiento normativo que crece en la brecha entre lo que el departamento de TI cree que está implementado y lo que la empresa está ejecutando realmente. Open iT presenta LicenseAnalyzer como la plataforma de visibilidad que cierra esa brecha e integra la «TI en la sombra» en el mismo marco de gestión que abarca el parque de software con licencia.
El auge de la TI en la sombra se ha visto impulsado por la consumerización de la tecnología de la información, en la que los usuarios descargan y utilizan cada vez más aplicaciones y servicios no oficiales para facilitar su trabajo. En los sectores que dependen en gran medida de la ingeniería y las aplicaciones especializadas, esto incluye el uso de software crackeado y aplicaciones obsoletas que se han retirado de las carteras de licencias. Esta creciente comodidad con la tecnología ha provocado un aumento del uso no autorizado de software y aplicaciones no aprobados dentro de las empresas.
La gestión eficaz de las licencias de software se reconoce ahora como una estrategia clave para mitigar los riesgos asociados a la TI en la sombra. Este enfoque no solo garantiza el cumplimiento de la normativa, sino que también mejora la postura global de seguridad de la organización frente a estas tendencias informáticas en evolución.
¿Qué es la TI en la sombra?
La TI en la sombra se refiere a la práctica de utilizar hardware, software o cualquier recurso de TI dentro de una empresa sin la aprobación explícita o el conocimiento del departamento de TI de la organización. Este fenómeno se ha vuelto cada vez más común en los lugares de trabajo modernos, ya que los empleados a menudo buscan herramientas y aplicaciones que consideran más fáciles de usar o eficientes que las autorizadas oficialmente por su empresa.
Los ejemplos de TI en la sombra son variados y pueden incluir actividades relativamente benignas como el uso de Google Drive para la colaboración en lugar de una herramienta aprobada por la organización como Slack, o la comunicación a través de Skype cuando el canal oficial designado por la dirección es Microsoft Teams.
7 Principales impulsores de las TI en la sombra
A staggering 52% of businesses identifies Shadow IT as a significant issue impacting their operations. Furthermore, unauthorized software and SaaS (Software as a Service) applications are estimated to consume a substantial 30-40% of a company’s IT budget. This substantial expenditure is often attributed to the quick and easy acquisition and deployment of shadow applications, avoiding the usual procurement processes.
Para mitigar y gestionar eficazmente la TI en la sombra, es crucial que las organizaciones profundicen en las causas profundas de por qué se produce en primer lugar.
- Enhanced Productivity and Efficiency: Shadow IT often emerges because employees and even senior managers seek more efficient or user-friendly tools than those provided by their organization. Workers often prioritize immediate productivity gains over potential long-term risks, especially if these tools seem to improve performance or streamline processes.
- Cost Reduction: In some cases, using unauthorized software or services can be seen as a cost-saving measure, especially if it avoids the lengthy and often expensive procurement processes associated with official IT channels.
- Bypassing Bureaucracy and Delays: Shadow IT can emerge as a response to the slow and cumbersome processes of traditional IT departments. Senior managers might support or turn a blind eye to Shadow IT practices to avoid bureaucratic delays, especially in high-pressure situations where time is a majorfactor.
- Employee Satisfaction and Autonomy: Allowing employees to choose their tools can boost morale and job satisfaction. Employers may believe that by giving their teams the freedom to select their software, they are empowering them and fostering a more dynamic and innovative work environment.
- Lack of Awareness: Sometimes, employers, even at senior levels, may not fully understand the potential risks associated with Shadow IT, such as security vulnerabilities, data breaches, and non-compliance issues. This lack of awareness can lead to a more permissive attitude towards these practices.6.
- Inadequate IT Resources: In organizations where the IT department is under-resourced or lacks expertise in newer technologies, employees and even senior managers might find Shadow IT a necessary means to fill the gaps in IT capabilities and meet specific departmental needs.
- Meeting Specific Needs: Certain specialized tasks or projects may require niche or advanced tools that are not part of the standard IT offering. In such cases, employers might resort to or endorse Shadow IT solutions that specifically cater to these unique requirements.
Aplicaciones de ingeniería en la sombra: Raras pero ocurren
Las industrias con amplias carteras de licencias de ingeniería, como la fabricación, la energía, la construcción, la industria aeroespacial y la defensa, suelen aplicar políticas estrictas en cuanto al uso de software. A pesar de ello, pueden darse casos de TI en la sombra, incluso entre ingenieros:
- El uso de software crackeado, que no sólo no está autorizado, sino que además puede ser ilegal.
- La utilización de versiones de software obsoletas que han sido retiradas oficialmente por el departamento informático de la organización.
En ambos casos, el uso del software no está autorizado, lo que plantea riesgos importantes.
Si las organizaciones de estos sectores no consiguen mitigar las aplicaciones de ingeniería en la sombra, las consecuencias pueden ser importantes. Entre ellas, la pérdida de control sobre los activos informáticos, el aumento de los riesgos de seguridad debido al uso de aplicaciones vulnerables y no seguras, las configuraciones erróneas, las infracciones de los acuerdos de licencia y los problemas de cumplimiento.
El uso no autorizado de software de ingeniería supone una amenaza no sólo para la integridad de los sistemas informáticos, sino también para el marco jurídico y operativo de la organización.
Gestión de licencias de software frente a software de ingeniería en la sombra
La gestión de licencias de software desempeña un papel crucial en la elaboración de estrategias contra las aplicaciones de ingeniería en la sombra. Aunque es posible que estas soluciones no detecten directamente las aplicaciones no autorizadas, pueden identificar posibles escenarios de TI en la sombra analizando las discrepancias entre diferentes conjuntos de datos. Este proceso a menudo implica un sofisticado análisis de datos, que puede requerir la experiencia de especialistas externos, para localizar y abordar eficazmente las aplicaciones en la sombra.
Los proveedores de soluciones de gestión de licencias de software, como Open iT, ofrecen una supervisión exhaustiva mediante el control del uso del software tanto a nivel del gestor de licencias como de la estación de trabajo. Esta visibilidad de doble nivel permite a las organizaciones detectar patrones de uso, comportamientos de los usuarios y otras métricas vitales relacionadas con la utilización de licencias de software.
Esta supervisión detallada es fundamental para identificar y mitigar posibles casos de TI en la sombra, garantizar que todo el software utilizado está autorizado, actualizado y cumple los acuerdos de licencia y, por tanto, mantener la integridad y la seguridad de las operaciones de TI.
Mitigue la TI en la sombra con la gestión de licencias de software
Mejora de la supervisión: la mejora de la visibilidad permite identificar y analizar las tendencias de utilización. Esto ayuda a las organizaciones a comprender cómo se utilizan las distintas aplicaciones de software y a optimizar estas herramientas para obtener el máximo valor.
Desarrollo y aplicación de políticas: Establecer y aplicar políticas claras sobre el uso y la adquisición de software puede reducir el crecimiento de la TI en la sombra. Estas políticas deben estar respaldadas por sólidas prácticas de gestión de licencias de software para garantizar la adhesión y el cumplimiento legal.
Auditorías periódicas y controles de conformidad: La realización sistemática de auditorías y controles de conformidad ayuda a prevenir el uso de software no autorizado. Las auditorías permiten a las organizaciones fomentar el uso de licencias autorizadas en toda la empresa.
Provisión de herramientas adecuadas: Para evitar que los empleados recurran a las TI en la sombra, las organizaciones deben garantizar la disponibilidad de herramientas informáticas adecuadas y autorizadas oficialmente que satisfagan sus necesidades.
Abordar la TI en la sombra mejorando la experiencia del usuario
Las organizaciones deben reconocer que los riesgos de la TI en la sombra, especialmente en términos de seguridad, cumplimiento e integridad de los datos, suelen empequeñecer sus beneficios percibidos. A menudo, la TI en la sombra surge de la frustración de los empleados con las aplicaciones oficiales. Para contrarrestar esto, es crucial que las organizaciones seleccionen aplicaciones que se alineen con sus objetivos y mejoren la experiencia y la eficiencia de los usuarios.
¿Tiene problemas con la utilización de licencias de software y los retos de la TI en la sombra? Nuestro equipo de expertos ofrece servicios profesionales para simplificar estos problemas. Ofrecemos soluciones para una gestión eficaz de las licencias de software y estrategias para mitigar la TI en la sombra.
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