- Las desinversiones requieren una gestión de las licencias de ingeniería, ya que es necesario separar con precisión los activos de software, los usuarios y los derechos de uso.
- Los datos de uso ayudan a determinar qué licencias dan soporte a qué equipos, productos o unidades de negocio.
- La visibilidad de las licencias de ingeniería reduce el riesgo y facilita una separación más fluida del software durante la desinversión.
Las desinversiones ponen de relieve la gestión de licencias de ingeniería de una forma diferente a como lo hace el ámbito de las adquisiciones: la cuestión es qué licencias pasan a formar parte del negocio desinvertido, cuáles se quedan y cuáles deben renegociarse en el marco de la nueva estructura. Los mecanismos dependen del uso documentado y de una visibilidad clara de los derechos que realmente están en juego. Open iT presenta LicenseAnalyzer como la plataforma que da soporte a la gestión de licencias de ingeniería en el marco de las desinversiones: la base analítica que garantiza que ambas partes de la separación estén en regla en lo que respecta a las licencias.
En los sectores en los que las licencias de ingeniería son activos informáticos básicos, las desinversiones pueden ser un proceso complejo y largo. Para complicar aún más el proceso, la mayoría de los directivos quieren finalizar las desinversiones en un plazo de 12 meses o menos,lo que contrasta con el calendario tradicional, que puede durar años.
Los entresijos de la gestión de licencias de software -desde garantizar el cumplimiento y gestionar los costes de las licencias hasta gestionar los permisos y sortear las auditorías de los proveedores- suponen un reto adicional en el proceso de separación entre la empresa matriz y la entidad enajenada. Una gestión integral de las licencias en las desinversiones ayuda a garantizar una transición fluida y el éxito tras la separación.
Gestión de licencias en las desinversiones: El porqué de la necesidad
Durante una desinversión, un responsable de TI se enfrenta a una serie de retos en áreas estratégicas, operativas y de cumplimiento. La gestión de licencias en desinversiones permite a las organizaciones recopilar y analizar datos de uso de licencias y generar información para ayudar a afrontar los siguientes retos:
- Business Continuity and Alignment: Aligning IT strategies with the divestiture’s business goals is challenging due to the scale of necessary adjustments. The IT systems of the divested entity may have been tailored for the parent company’s objectives. Moreover, dividing and allocating licenses between entities without compromising operational efficiency adds to the complexity.
- Asset Management and Segregation: Conducting an inventory of all IT assets involves identifying all software, hardware, and data assets owned by both the parent company and the divested entity, which may be intertwined. Segregating shared data while ensuring software license compliance with legal and privacy regulations can be difficult, as data may be stored across various systems and locations.
- Software Compliance with Vendor Agreements: Thorough review of software contracts requires a deep understanding of complex licensing agreements, negotiating and managing Transitional Service Agreements (TSAs), and ensuring that both the parent company and the divested entity remain compliant with licensing terms post-divestiture. License management in divestitures equips organizations with the data needed for negotiating license transfers, new acquisitions, or amendments to existing agreements.
- Risk Management: Simultaneously, IT managers must proactively identify and mitigate risks associated with divestiture. They also need to team up with other departments, particularly IT security, to protect against cybersecurity vulnerabilities.
- Cost Management: Engineering licenses and divestitures can impact an organization’s IT budget. Managers must carefully plan and prioritize license expenses related to divestitures, such as new licenses, data migration, and contract renegotiations to ensure continuity and minimal disruptions.
- Audit Shakedown: When companies announce plans for divestiture, vendors often conduct audits to check software compliance with licensing agreements. Sharing licenses with the divested entity without explicit permission is a common oversight. This can lead to significant fines if explicitly expressed in the contract.
Superar los retos de las licencias de desinversión con Open iT
Open iTpionera en soluciones y servicios de gestión de licencias de software, puede ayudar a las organizaciones a agilizar su diligencia debida crítica y facilitarles el camino.
Open iTLicenseAnalyzer permite a las empresas profundizar en sus licencias de software y aprovechar la visibilidad granular de la utilización de licencias. Esta capacidad permite a las organizaciones capturar más allá de los datos superficiales, métricas y perspectivas que ayudan a informar su proceso de toma de decisiones.
- Identify Key Licenses: License management in divestitures contributes greatly to a detailed inventory of an organization’s existing software licenses and how these licenses are being utilized across different departments. With such visibility, Open iT identifies which licenses are critical for ongoing operations and which can be divested.
- Minimize Compliance Risks: Open iT’s analysis helps ensure that all software licenses comply with existing agreements. A preemptive compliance check minimizes the risk of costly audits and non-compliance penalties during and after the divestiture process.
- Strategic Planning for License Transfers: With insights into the licensing landscape, organizations can strategically plan the transfer of licenses to the divested entity. Open iT’s detailed reports can guide the negotiation of Transitional Service Agreements (TSAs) and other arrangements to ensure a seamless transition of necessary software assets.
- Vendor Negotiation Support: Armed with data on license utilization and needs, organizations can approach software vendors from a position of knowledge. Open iT’s insights support negotiations for license transfers, the acquisition of new licenses, or amendments to existing agreements, ensuring terms that align with the strategic objectives of the divestiture.
Impulse las desinversiones con información sobre el uso de licencias
La gestión de licencias de ingeniería en las desinversiones proporciona conocimientos que guían a las organizaciones a través de las etapas de planificación, preparación, ejecución y, en última instancia, el éxito posterior a la desinversión. Open iT permite a las empresas acelerar el proceso de desinversión manteniendo la integridad de la toma de decisiones basada en datos, lo que garantiza una transición fluida y satisfactoria.
Póngase en contacto con Open iT hoy mismo para descubrir cómo nuestra experiencia en gestión de licencias puede ayudar a su organización a prepararse de forma eficaz para una desinversión y a navegar por ella.
